L'abîme de la paperasse — Reculez ! Juste à temps pour la nouvelle année !

Soyons honnêtes, personne n'aime la paperasse. Mais nous apprécions tous le soulagement, la confiance, voire l'autonomie que procure le fait de s'organiser !

Les piles de papiers et de paperasse font partie intégrante du désordre et deviennent une source de stress et d'anxiété. Une enquête a d'ailleurs révélé que les policiers trouvaient la gestion de la paperasse plus stressante que les dangers réels inhérents à la poursuite des criminels.

Qui aurait cru que quelque chose d'aussi anodin que le papier pouvait avoir un tel effet ?!

Et ça s'accumule à une vitesse folle ! Jour après jour, mois après mois, la paperasse et les responsabilités qui en découlent passent au second plan. On parle ici des recoins les plus sombres, les plus ennuyeux, les plus pénibles et souvent les plus désespérés de la liste des choses à faire. Négliger la paperasse engendre anxiété, frustration, voire honte, ce qui nuit à notre bien-être et à notre sentiment de maîtrise de notre vie.

C'est fini ! C'est le moment idéal – oubliez les résolutions qui s'allongent à votre liste interminable ! – pour prendre le contrôle des détails administratifs et de la monotonie. Il est temps de montrer à ce flot incessant de papiers et de paperasse qui commande.

Ah, je vous ai déjà dit que la période des impôts approche à grands pas… Alors, commençons !

Collectionnez tout !

De pièce en pièce, rassemblez toutes les piles de papiers, de documents et autres. Commencez par les surfaces, puis passez aux tiroirs et aux armoires.

Afin de démarrer efficacement avec de nouvelles techniques et de nouveaux outils d'organisation, il est important de s'occuper d'abord du désordre papier en attente ou existant, de tout !

L'isolement cellulaire

Maintenant que vous avez rassemblé tous les documents et le désordre papier, vous devez choisir un endroit, à la maison ou au travail, où vous pouvez vous attaquer au tri, à l'organisation et au classement avec le moins de risques d'interruption possible.

Choisissez une pièce avec une porte fermable. Le travail administratif peut être très stressant, et il est très facile de succomber au syndrome de l'objet brillant. Gardez vos smartphones et ordinateurs en veille, hors de portée, pour éviter toute distraction.

Une grande surface dégagée (bureau, table, voire le sol) sur laquelle travailler est également utile.

Préparez-vous avec des fournitures d'organisation

Rassembler les diverses fournitures nécessaires pour gérer et organiser efficacement vos documents peut constituer une motivation efficace. C'est un point que vous pourriez facilement placer en tête de cette liste.

Voici quelques articles dont vous pourriez avoir besoin : stylos, crayons, marqueurs à pointe feutre, classeurs, intercalaires avec poches, presse-papiers, chemises, onglets autocollants et une perforatrice à trois trous.

Trier, trier et sous-trier !

C'est là que l'ennui survient ! Mais avec vos fournitures en ordre, cela peut être fait assez rapidement.

Assurez-vous d'avoir un destructeur de documents et une poubelle à portée de main. Disposez vos dossiers, votre presse-papiers et/ou vos classeurs pour les classer par catégories. Identifiez vos papiers et votre travail par catégorie, en les empilant dans le classeur ou le classeur correspondant.

Tout au long de ce processus important, gardez à l'esprit que vous créez un système pour vos activités futures. Imaginez utiliser ce système de catégories et demandez-vous si elles vous permettront de trouver facilement ce dont vous avez besoin.

Exemples de catégories générales : finances personnelles, finances professionnelles, documents professionnels, cartes et souvenirs, travaux scolaires, dessins d'enfants et impôts. Il suffit d'empiler les documents dans le classeur ou le classeur correspondant.

Il y a de fortes chances qu'une fois que vous aurez commencé à trier, vous ayez également identifié des sous-catégories pour affiner encore plus le processus.

Évitez les divers !

Les dossiers divers peuvent en fait jouer contre vous lorsque vous essayez de trouver des informations rapidement et facilement, et aussi tentant que cela puisse être de jeter des documents individuels et aléatoires dans un seul fichier, ne le faites pas !

Il existe cependant une autre alternative, plus utile, lorsqu'il s'agit de gérer les menus à emporter, les coupons, les garanties et les manuels des appareils électroniques et d'autres documents individuels aléatoires.

Regroupez-les dans leurs catégories du mieux que vous pouvez. Par exemple, les garanties et les manuels d'utilisation des appareils électroniques peuvent avoir leur propre dossier. Une collection de menus à emporter préférés ? Idem : ils ont chacun leur propre dossier étiqueté.

Classez-le magnifiquement et à portée de main !

Donnez-vous la motivation supplémentaire de garder vos papiers et documents organisés en choisissant un classeur aussi attrayant que fonctionnel.

Oubliez ce vieux classeur métallique gris et encombrant. Un classeur spacieux avec des tiroirs faciles à ouvrir sera essentiel à la réussite de votre organisation.

À mesure que vous ajoutez des dossiers à votre classeur, réfléchissez à votre façon de penser et de travailler et au système le plus efficace pour vous encourager à l'utiliser systématiquement. Souhaitez-vous organiser vos dossiers par ordre alphabétique, par nom, entreprise, client, projet, bénéficiaire ?

Étiquetez vos fichiers en conséquence. Utilisez un crayon pour faciliter les modifications. Si vous êtes plus ambitieux, une étiqueteuse vous permettra une organisation professionnelle et très uniforme.

Vous avancez ? Touchez-le une fois !

Voici comment cela fonctionne : dès qu'un courrier, un document ou une paperasse arrive, il est identifié comme étant à traiter immédiatement (facture à payer, par exemple), à ​​classer ou à supprimer. Créez des dossiers ou des bacs pour les deux premiers (par membre de la famille, employé, etc.), et le troisième est traité sans hésitation.

Les éléments peuvent ensuite être placés dans l'un des trois endroits suivants : 1. Dans un dossier dédié et étiqueté ; 2. Attachés à un presse-papiers ou dans un bac de documents à traiter à court terme ; et 3. Classés immédiatement dans le système de classement.

Prenez l'habitude de classer vos papiers en fin de journée, ou au moment qui vous convient le mieux. Choisissez au maximum un moment par semaine pour être sûr de gérer les piles de papiers qui s'accumulent inévitablement.

Vous pouvez également garder un destructeur de documents et un bac de recyclage de papier à proximité pour faciliter l’élimination appropriée des papiers anciens, obsolètes ou inutiles.

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